24 de octubre de 2011

Validación de datos dependiente

El problema es el siguiente: Dada una lista de validación, queremos limitar los valores mostrados en ella, dependiendo del valor de otra celda. Es decir, si en la celda A2 selecciono la categoría Frutas, quiero que solo aparezcan frutas en la lista desplegable de B2:



... pero si selecciono Verduras en A2, la lista de B2 solo debe mostrar verduras. Una forma de lograrlo es combinando la validación de datos con la función INDIRECTO y un par de nombres. Comenzamos nombrando nuestra lista principal. En una zona vacía de la hoja escribimos los valores que deben aparecer en la lista ("Frutas" y "Verduras"), seleccionamos ambos valores (sin el encabezado) y escribimos "categorias" en el cuadro de nombres (a la izquierda de la barra de fórmulas). Enter.



Ahora definimos nuestras listas auxiliares, cuyos encabezados deben ser exactamente iguales a los valores de la primera lista.

 

Escribimos los valores de cada lista y definimos los nombres Frutas y Verduras de la misma forma que hicimos con las categorías.

 

Procedemos ahora con la validación en sí. Selecionamos las celdas en las que escribiremos las categorías, vamos a Datos - Validación... Permitir: Lista y en en cuadro Origen escribimos la fórmula: =categorias. Aceptar.



Solo nos falta crear la validación dependiente. Seleccionamos las celdas donde aplicaremos ésta, nuevamente vamos a Datos - Validación... Permitir: Lista y en el cuadro Origen escribimos el signo igual y la función INDIRECTO, referenciándola a la primera celda de la columna de Categorías, A2 en este caso: =INDIRECTO(A2). Aceptar.



En este punto, si la celda A2 está vacía veremos el siguiente mensaje:



Damos clic en Sí para continuar.

Probemos el funcionamiento de las listas. En A2 seleccionemos el valor Frutas, y en B2 demos clic en la flecha de la lista desplegable. Si hicimos todo correctamente, la lista mostrará los valores Fresa, Manzana, Sandía, Pera y Kiwis, como en la primera imagen.

8 de septiembre de 2010

Convertir números positivos a negativos

Para convertir una lista de números positivos a negativos rápidamente, les paso este tip.

En primer lugar, copiamos los valores a convertir. En este caso el rango A2:A11.

Seleccionamos la celda donde queremos que aparezcan los valores negativos (B2). Damos clic derecho - Pegado especial...

Habilitamos la opción Restar y finalmente damos Aceptar. Obviamente, si hacemos el pegado sobre el mismo rango copiado obtendremos una lista de ceros.

23 de febrero de 2010

Estamos en twitter

A partir de ahora inicio con la publicación de tips y notas rápidas de Excel a través de twitter. Sígueme en @leonel_xl. Pueden acceder rápidamente dando clic en la imagen de la derecha.

Dadas las características de twitter, estimo que tendré posts mucho más frecuentes allí que en este blog (al cual reconozco que ya no le he dedicado el tiempo que se merece). No obstante, seguiré estando al pendiente del chat.

Saludos.

¡Nos vemos en twitter!

26 de enero de 2010

Mejora el manejo de tablas en Excel 2010

Esta vez veremos algunas mejoras en Excel 2010 en lo que respecta al manejo de tablas. No se trata de características nuevas en sí, sino de mejoras a características ya existentes en 2007.

La primera de estas mejoras, Autofiltros en los encabezados de la hoja, son una versión mejorada de los encabezados de hoja de la versión anterior. En Excel 2007, cuando los encabezados de una tabla seleccionada eran desplazados por el usuario fuera del rango visible de la hoja, las etiquetas de las columnas se insertaban en los encabezados de la hoja para poder visualizarlos en todo momento. Esta funcionalidad ahora mejora e inserta los autofiltros desplegables en los encabezados de columna de la hoja, cuando el usuario se desplaza por la tabla hacia abajo ocultando los títulos de columna en la parte de arriba de la hoja. Además, estos autofiltros permiten ordenar y hacer búsquedas sin la necesidad de estarse desplazando hasta arriba de la tabla cada vez. Digamos adiós a Inmovilizar paneles.

La imagen de la izquierda siguiente muestra una hoja de Excel con una tabla. La imagen de la derecha muestra la misma hoja desplazada hacia abajo de modo que los encabezados quedan fuera del rango visible. En el círculo rojo vemos que los encabezados de la hoja han cambiado para mostrar los encabezados de columna así como las listas desplegables de los autofiltros.

La segunda mejora que presenta Microsoft es la introducción de búsquedas en los Autofiltros. Los usuarios frecuentemente trabajan con grandes volúmenes de datos en Excel. Estas bases de datos pueden ser difíciles de explorar y navegar en las versiones previas ya que todos los elementos de las listas se muestran en la lista desplegable. Con un cuadro de búsqueda directamente en las listas de autofiltro, Excel permite una navegación rápida de la tabla al aplicar rápidamente filtros personalizados, como se ve en esta imagen:


La tercera característica simplifica la notación de las fórmulas utilizadas en fórmulas, haciéndolas más compactas y legibles. Excel 2007 utilizaba la notación "[#Esta fila]" para indicar que las celdas referenciadas eran de la misma fila en la tabla. Esta notación requería la mención explícita del nombre de la tabla referenciada, lo que usualmente resultaba en fórmulas demasiado extensas.

2010 ha condensadado esta notación, reemplazándola con una arroba "@", y reduce el uso de la mención explícita a la tabla de origen cuando es posible. Veamos esta imagen, con la misma fórmula utilizada en 2007 (arriba) y en 2010 (abajo).

Además, este cambio en las notaciones no afectará la versión de nuestros archivos. Es decir, Excel mostrará las fórmulas de uno u otro modo dependiendo de la versión, sin afectar la compatibilidad de las fórmulas. Asimismo, en 2010 podemos ingresar fórmulas con cualquier notación previa, siendo reemplazadas por la nueva notación automáticamente.

Confiemos en que estos cambios mejorarán importantemente la experiencia del usuario al manejar tablas de datos en Excel 2010.
Creative Commons License
Esta obra está bajo una licencia de Creative Commons.
Excel, Excel 2003, Excel 2007 y el logo XL son marcas registradas de Microsoft Corporation.