Lanzamiento de Excel 2010 beta

Finalmente, Microsoft lanza al mercado la versión beta de Excel 2010. Para aquellos interesados en probarlo, pueden descargarlo del sitio de MS Office. Asegúrense de activar la opción de descarga personalizada y activar "Mantener versiones anteriores". De otro modo, la descarga actualizará la versión actual de Office y no será posible volver a ella. De preferencia, realicen la descarga en una máquina secundaria para no arriesgar datos importantes.

De acuerdo a Microsoft:

Microsoft Excel 2010 posibilita analizar, administrar y compartir información de más formas que nunca, lo que le ayudará a tomar mejores decisiones y más inteligentes. Las nuevas herramientas de visualización y análisis de datos le ayudarán a realizar un seguimiento y a resaltar tendencias de datos importantes. Cargue los archivos con facilidad en la Web y trabaje simultáneamente con otros usuarios en línea. Tenga acceso a sus datos importantes cuando esté de viaje desde casi cualquier explorador web.

Tanto si está creando informes financieros o administrando sus gastos personales, Excel 2010 le ofrece mayor flexibilidad y eficacia para cumplir sus objetivos.

Algunas de las nuevas características de Excel 2010 son:

• La posibilidad de utilizar sparklines o gráficas en una sola celda, una buena manera de detectar tendencias en los datos.

• Los slicers, de los que ya hemos hablado anteriormente. Finalmente, Microsoft les dio el nombre, en español, de "filtros de búsqueda".

• Las tablas dinámicas son más fáciles de usar y tienen mejor aspecto. Existe un complemento de PowerPoint que, supuestamente, otorga una apariencia tipo dashboard a las tablas.

• Publicar, visualizar y editar nuestras hojas desde cualquier lugar conectado a la web o incluso desde un smartphone, gracias a las aplicaciones Excel Web App y Microsoft Excel Mobile 2010. Será posible también editar una hoja entre varios usurios on line.

• Mejoras en los formatos condicionales, con nuevos iconos y diseños.

• La posibilidad de crear fichas personalizadas.

• Una nueva vista, llamada Backstage, que reemplaza al tradicional menú Archivo.

En general, la interfaz es más ligera y más rápida que el malogrado Excel 2007. Parece que Microsoft intenta reivindicar a MS Excel como la hoja de cálculo líder del mercado. Démosle una oportunidad y probemos esta versión beta.

Evitar resultados #¡DIV/0!

Me pregunta una usuaria, a quien llamaremos Claudia Acosta, cómo hacer que Excel muestre un cero en lugar del código de error #¡DIV/0!

Siempre que intentamos realizar una división por cero, algo matemáticamente imposible, Excel nos alerta de esta situación con el resultado de error #¡DIV/0!

Claro que esto no se ve muy bien que digamos. Una forma de evitar este resultado y hacer que Excel nos devuelva otro resultado más "estético", (un cero), es valiéndonos de la función SI:

=SI(B2=0, 0, A2/B2)

Es decir, que si el divisor (B2 en este caso) es igual a cero, Excel debe devolver un cero. En caso contrario, devuelve la división A2/B2.

Existe otra manera, más corta, de evitar los resultados #¡DIV/0!. Es con la fórmula:

=--SI(B2,A2/B2)

¿Cómo funciona? Debemos tomar en cuenta que para Excel, un cero equivale al valor lógico FALSO; mientras que cualquier otro valor equivale a un VERDADERO. Entonces, suponiendo que en A2 tengamos un 4 y en B2 un 2, la fórmula se convierte en:

=--SI(2, 4/2), lo que resulta en:
=--SI(VERDADERO,4/2)
=--4/2
=--2
=2

Pero, si en B2 tenemos un cero, entonces la fórmula resulta:

=--SI(0, 4/0)
=--SI(FALSO,4/0)

Cuando no establecemos el segundo argumento de SI (valor_si_falso), SI devuelve FALSO:

=--FALSO

Al aplicar un signo menos a este resultado, Excel lo convierte a su equivalente numérico, es decir, cero:

=0

Y para no cambiar de signo el resultado (en el primer caso), aplicamos un doble signo menos.

Slicers - Novedad en Excel 2010

En la nota Primeras imágenes de Excel 2010, comentaba sobre una nueva característica en la barra Insertar, llamada Slicers, sobre la cual no tenía idea de su funcionamiento.

El día de hoy, el blog oficial de Microsoft Excel nos revela cual es la funcionalidad de estos slicers (¿cómo les llamaríamos en español?). Esta es mi traducción a la nota en cuestión, escrita por el Excel MVP Joseph Chirilov (las imágenes están en inglés):

Los slicers son una novedad para Excel 2010, que son controles visuales que permiten al usuario rápida y fácilmente filtrar sus datos de forma interactiva. "Flotan" sobre la hoja, como las gráficas y autoformas.

Este es un ejemplo del mismo slicer en tres situaciones distintas. El usuario puede seleccionar uno, todos, o algunos de los países. Un slicer actúa como un filtro de reporte, así que se puede vincular a una tabla dinámica, una gráfica dinámica o a un cubo de datos para crear un reporte interactivo.


¿Por qué los slicers?

En esta primera versión, el equipo Excel quiso permitir al usuario:

• Ver lo que está haciendo en todo momento
• Interactuar fácilmente con los datos
• Filtrar múltiples tablas o graficos dinámicos o consultas juntos
• Crear mejores tableros de datos

Detallemos un poco más cada uno de estos objetivos:

Ver lo que se está haciendo en todo momento

En este ejemplo, quiero analizar la utilidad generada por clientes con uno o más hijos y con una escolaridad de bachillerato o superior. En Excel 2007, puedo agregar los campos de página "Numero de hijos" y "Educación" a mi tabla dinámica y seleccionar los elementos correspondientes. Sin embargo, el campo de página mostrará "múltiples elementos", lo que no es de gran ayuda.

En Excel 2010, hemos agregado slicers a la caja de herramientas de forma que el usuario pueda ver lo que está haciendo en todo momento. Ahora queda completamente claro qué datos está mostrando el reporte en cada momento.


Interactuar fácilmente con los datos

Filtrar datos en Excel 2007 era bastante tedioso. Primero, había que dar clic en la lista desplegable o en el icono Filtro, luego expandir los elementos necesarios, seleccionar / deseleccionar los elementos que queramos y finalmente dar clic en Aceptar.


En contraste, seleccionar un elemento de un slicer es fácil. Sólo requiere un clic. Para seleccionar múltiples elementos, se pueden usar combinaciones de Ctrl + clic, Shift + clic o clic + arrastrar. Esta forma de seleccionar elementos es la misma con la que el usuario está familiarizado al seleccionar celdas, elementos de lista o iconos en Windows. Los slicers lucen como controles en lugar de celdas, induciendo al usuario a utilizarlos. Utilizar slicers para crear reportes maximiza la interactividad, permitiendo al usuario y a sus colaboradores pasar menos tiempo escudriñando y más tiempo analizando.

Filtrar múltiples tablas dinámicas, gráficas dinámicas o consultas juntos

Una de las limitaciones de los filtros de los reportes es solo permiten una relación 1:1 con la tabla dinámica que están filtrando. Si el usuario necesitaba aplicar un filtro a mútiples tablas dinámicas, tenía que recrear el filtro en cada tabla. Ahora, el usuario puede vincular un slicer a varias tablas, gráficos dinámicos y/o consultas de datos. Todo lo que se haga en el slicer se aplicará convenientemente a todo lo que este tenga conectado. Más sobre esto en la siguiente nota.

Crear mejores tableros de datos (dashboards)

Los slicers pueden ser personalizados de varias maneras, y pueden crearse ahora tableros que antes no eran posibles. En una futura nota, profundizaré más en las formas en que se puede mejorar el aspecto visual de los slicers. Por ahora, aquí está un ejemplo del tipo de reportes que se pueden lograr con los slicers:


Y una cosa más: los slicers son compatibles con Excel Services 2010 y Excel Web App, así que podemos utilizarlos y compartirlos en la web.

Excel 2010 - Logo

Microsoft acaba de dar a conocer los nuevos iconos de los programas de la suite Office 2010. Este es el de Excel 2010:

Otros iconos, el de Word:

Power Point:


Outlook:

y Access:

Fuente.