3 de marzo de 2008

Monster formulas are not cool

Usualmente, conforme vamos progresando en el conocimiento y dominio de funciones en Excel, tenemos el pleno convencimiento de que elaborar fórmulas sumamente complejas y enormes es una forma de demostrar el "gran nivel" que tenemos en Excel. Craso error. Ya hemos hablado anteriormente de lo difícil y francamente doloroso que puede ser el analizar y entender una de estas monster formulas. Adicional a esto, si vamos a compartir nuestro archivo con otra u otras personas más, no hay absolutamente ninguna necesidad de complicarles ni complicarnos la existencia. Tampoco hay razón para perder tiempo explicando cómo funcionan o qué hacen nuestras fórmulas. Veamos por ejemplo, esta fórmula:

=SI(Y(ESNOD(COINCIDIR(D1559,Cuentas!$B$2:$B$924,0)),ESNOD(COINCIDIR(D1559,Cuentas!
$D$2:$D$698,0))),D1559,SI(ESNOD(COINCIDIR(D1559,Cuentas!$B$2:$B$924,0)),BUSCARV(
D1559,Cuentas!lista2,2,FALSO),BUSCARV(D1559,Cuentas!lista1,2,FALSO)))

Tratar de interpretar esta fórmula puede resultar más aburrido que bailar entre hermanos.

Es por esto que resulta una mucho mejor práctica utilizar unas cuantas fórmulas intermedias, que combinarlas todas en una ilegible y poco flexible fórmula jurásica. Excepto si utilizamos más de 256 columnas o más de 65 536 filas en nuestra hoja, lo cual es poco problable, agregar unas cuantas filas o columnas más no debe representar mayor problema. Si bien es cierto que las mega fórmulas reducen el tiempo de cálculo de la hoja (y del libro), para la gran mayoría de modelos esta diferencia no es relevante. Una vez que hallamos terminado de editar las fórmulas, algo que incluso puede ser más rápido que elaborar una fórmula jurásica, podremos ocultarlas para evitar saturar visualmente nuestro modelo.

Si además de lo anterior, no resultara cómodo leer los cálculos, es porque necesitamos ser un poco más organizados. Una hoja hoja de cálculo debe estar organizada de forma tal que queden delimitadas, lo más claramente posible, las áreas de resumen de información, datos de entrada, cálculos y tablas de información. Las dos primeras, resumen y datos de entrada, deben estar en la parte superior de la hoja, después nuestra tabla de cálculo y al final las tablas de datos. En la tabla de cálculo, las fórmulas deben fluir de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo. En otras palabras, una fórmula solo debe refererirse a celdas situadas a la izquierda o por arriba de ella.

Otra posibilidad es destinar una hoja exclusivamente para cálculos y después, en una hoja de resumen, referirnos a los resultados que nos interesen. Una vez comprobadas las fórmulas, podemos ocultar esta hoja. Mejor aún, podríamos agrupar las hojas de nuestros libros en resumen, cálculos, tablas de valores y al final datos de entrada. Solo dedicaremos tiempo a la apariencia de la hoja de resumen, las demás hojas tendrán un formato sencillo (o inclusive ningún formato) para no saturar el libro.

De esta forma podemos aumentar la legibilidar y elegancia de nuestros libros. Y podríamos mejorar aún más la legibilidad utilizando nombres y fórmulas nombradas, pero eso ya es otra historia...

1 comentario:

  1. tengo un libro de horario de clase con las pestañas de 1 sem, 3 sem 5 sem, 7 sem, horario de catedratico
    mi problema es vincular las celdas al horario ellos dan diferentes materias en diferentes semestres y diferentes horarios por falta de experiencia me podran ayudar gracias

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