24 de mayo de 2008

Como encontrar Duplicados

Marcar Duplicados
Uno de los problemas mas frecuentes que nos encontramos los contadores en nuestro trabajo es tener duplicidad de elementos en una lista donde no debe de tenerlos.

Cuando estamos trabajando con una lista de unos cuantos elementos no hay problema, saltan a la vista, pero cuando la lista es de 5000 renglones y por algun motivo no es aconsejable ordenar estamos en problemas.


Para esto propongo usar el formato condicional


1.- Format-Contional Formating

2.- “Formula is” y escribir lo siguiente: “=COUNTIF($F$18:$F$22,F18)>1″Donde “$F$18:$F$22″ es el rango donde se pueden repetir los valores y “F18″ es la primera celda de ese rango (Noten que no tiene los signos “$”)

3.- En el boton “Format” agrega los formatos que sean de tu gusto y da click en “Ok” para finalizar
Si esto es de tu agrado y tienes que hacerlo continuamente tienes la opcion de usar VBA para automatizarlo, el codigo seria el siguiente:



Sub Mark_Duplicates()

Dim Rng_Cmplte As String

Dim Rng_Cell As String

Rng_Cmplte = Selection.Address

Rng_Cell_a = Range(ActiveCell.Address).Address

Rng_Cell_b = Replace(Rng_Cell_a, “$”, “”)

Selection.FormatConditions.Delete

Selection.FormatConditions.Add Type:=xlExpression, Formula1:= _ “=COUNTIF(” & Rng_Cmplte & “,” & Rng_Cell_b & “)>1″

With Selection

.FormatConditions(1).Font.Bold = True

.Italic = False

.ColorIndex = 3

End With

Selection.FormatConditions(1).Interior.ColorIndex = 6

End Sub


Posiblemente este codigo sea sujeto a perfeccionarse pero hasta ahora lo he usado frecuentemente sin ningun problema.

Se aceptan sugerencias, Leonel, algun comentario??

2 de mayo de 2008

Autor invitado

Agradezco la colaboración de Ricardo López, de IsSolved.com, quien publicó la nota anterior "Adiós a ese molesto Get Pivot Data".

Aprovecho la ocasión para comunicar a mis lectores que, en reciprocidad con Ricardo, estaré publicando algunas notas en su blog. Les comunicaré cuando así sea. Asimismo, si alguno de ustedes desea realizar alguna consulta, profesional o no, puede contactarnos a cualquiera de los dos. Confío en que al ser dos autores, mejore la calidad de las notas y consultoría ofrecidas.

Marcar máximos y mínimos en gráficas

En la nota sobre gráficos anterior, aplicamos formato condicional a los valores máximo y mínimo de una gráfica de barras. Obviamente, aquella técnica no funciona si utilizamos una gráfica de líneas (o de dispersión XY). En estos casos, lo que podemos hacer es marcar y/o identificar los respectivos valores, como en el siguiente ejemplo:

Como en el caso anterior, buscamos que los marcadores sean dinámicos, es decir, que en todo momento señalen el valor máximo y el mínimo, sin tener que hacer ningún ajuste manual. Para lograrlo seguimos los siguienter pasos:

La siguiente es la tabla de datos original y su respectiva gráfica:
Agregamos dos columnas auxiliares a nuestra tabla de datos, como sigue:

La columna C muestra únicamente el valor máximo de la tabla, mientras que la D solo tiene el valor mínimo. En C2 tenemos la fórmula:

=SI(B2=MAX(B$2:B$11), B2, NOD())
Y en D2:
=SI(B2=MIN(B$2:B$11), B2, NOD())
A continuación agregamos las dos columnas (series) al gráfico. Clic derecho en la gráfica, Datos de origen... y cambiamos el rango a A1:D13. Aceptamos el cuadro.

En este punto la gráfica parece mostrar una sola serie de datos, luciendo exactamente igual que la gráfica original. Pero en realidad tenemos tres series de datos, de las cuales dos tienen un solo punto de datos que a su vez se superpone a algún punto de la primera serie. Para distinguirlas, necesitamos realizar los siguientes ajustes:

Seleccionamos la Serie 2 ("Max"). Dado que esto puede ser complicado, ya que está superpuesta en la Serie 1, podemos seleccionarla de la lista desplegable de la barra de herramientas Gráfico, la cual aparece automáticamente al seleccionar la gráfica:
o bién, seleccionamos cualquier otro elemento de la gráfica y pulsamos las teclas de dirección izquierda y derecha hasta que la mencionada lista desplegable muestre "Serie 2".

Clic derecho en la Serie 2 (o bién, tecla de menú contextual), clic en Formato de serie de datos...
En la pestaña Tramas, establecemos el marcador adecuado, y ajustamos estilo, colores y tamaño a nuestro gusto.


En la pestaña Rótulos de datos activamos Valor y Nombre de la serie (sugerido).
Repetimos estos pasos con la Serie 3 ("Min"), resultando la gráfica mostrada al inicio.
Cambiamos algunos valores de la tabla para ver que los marcadores se ajustan adecuadamente.
Como siempre, el lector sabrá mejorar los formatos utilizados.
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