25 de septiembre de 2008

Seleccionar celdas con determinado valor

Hay ocasiones en las que necesitamos seleccionar todas las celdas de una hoja que contienen determinado valor, para borrarlas o editarlas de algún modo.
Normalmente utilizaríamos el Autofiltro. Supongamos la siguiente lista:
Queremos seleccionar todas las celdas que contienen el valor 1,000 para cambiar su formato a "#,##0.00".

Desplegamos el Autofiltro, y en una de las listas desplegables seleccionamos el valor que buscamos (1,000):

Finalmente editamos las celdas. Sin embargo, existe la posibilidad de que el valor que buscamos esté disperso en varias columnas, como en el presente ejemplo. Además, debemos editar las celdas una a una. No debemos editar toda la columna filtrada, ya que al editarla estaremos modificando también las celdas ocultas.

La mejor manera de lograrlo es utilizando el comando Buscar (Edición - Buscar... o Ctrl + B). Podemos aprovechar el hecho de que al seleccionar uno de los resultados de búsqueda, Excel selecciona también la celda respectiva. Retomando el ejemplo, procedemos como sigue:

Vamos a Edicion - Buscar...

Establecemos el valor a buscar (1,000) y damos clic en el botón Buscar todo.

Seleccionamos todos los resultados de búsqueda

y presionamos Esc para cerrar el cuadro Buscar.

Finalmente, procedemos a cambiar el formato. Formato - Celdas... (o Ctrl + 1), ficha Número, valor "#,##0.00", Aceptar (o clic dos veces en el botón Aumentar decimales de la Barra de herramientas formato).

24 de septiembre de 2008

El símbolo de promedio

Recientemente, estuve trabajando con una columna que indicaba los promedios de ciertos valores. Dado que el título que utilizaba (así es, "Promedio") era sustancialmente más lago que los valores mostrados, quise reemplazar el título y poner únicamente el símbolo de promedio.

Los lectores seguramente sabrán que dicho símbolo es una "X", con una barra horizontal encima. Como consideré que este era un símbolo especial, ejecuté Insertar - Símbolo... para buscarlo.

Cuál va siendo mi sorpresa al descubrir que este símbolo no existe en este cuadro (gracias, Bill). Así que me puse a buscar otras formas de lograr mi objetivo. Lo primero que se me ocurrió fue escribir el caracter "_" y, en otro renglón de la misma celda (lo cual se logra con Alt + Enter, en modo edición) la letra "X". El resultado fue aceptable.

En su sitio Contextures, Debra Dalgleish propone esta solución:

1. Cambiar la fuente a Symbol.
2. Tipear el caracter de acento grave (`)
3. Cambiar la fuente a la que utilizaremos para la "X" y tipearla.

Aunque no obtuve buenos resultados en pantalla, Debra sostiene que la impresión sí debe verse bién.

9 de septiembre de 2008

Formato condicional avanzado III

Continúa de la nota anterior.

Hasta ahora, solo hemos utilizado la opción "Valor de la celda" de la primera lista desplegable del cuadro Formato condicional. Como recordarán, la segunda opción de esta lista se llama Fórmula. Es con esta opción, con la que se pueden establecer condiciones de formato mucho más complejas y por lo tanto más útiles, ya que podremos valernos de cualquier función Excel integrada y/o referirnos a cualquier otra celda del libro.

Supongamos que tenemos una columna con fechas, y queremos aplicar formato a las que tengan una semana o menos de antigüedad. Seleccionamos entonces el rango, por decir A2:A150, damos Formato - Formato condicional... y seleccionamos la opción Fórmula:

En la sección Fórmula: escribimos:

=A2>(HOY()-7)

Cualquier fórmula que ingresemos en esta sección deberá ser, en realidad, una expresión lógica; es decir, una expresión cuyos únicos resultados posibles sean o VERDADERO o FALSO. En nuestro caso, si en la celda A2 tenemos la fecha del día de ayer, la fórmula devolverá VERDADERO. Y si tenemos una fecha de hace más de un mes, devolverá FALSO. Cada vez que el resultado de la expresión sea VERDADERO, Excel aplicará el formato que hayamos especificado.

Observemos ahora que la referencia que hacemos a la celda A2 es una referencia relativa. Al hacerlo, estamos forzando a Excel a ajustar las referencias al resto de las celdas (recordemos que hemos seleccionado un rango: A2:A150), tal y como sucede cuando copiamos una fórmula normalmente. De esta forma, si revisamos las condiciones de cada celda, veremos que son:

=A2>(HOY()-7)
=A3>(HOY()-7)
=A4>(HOY()-7)
...
=A150>(HOY()-7)

Por el contrario, si el caso fuera comparar todas las celdas contra la fecha de la celda B2, entonces utilizaríamos una referencia absoluta para la celda B2 (y relativa para A2):

=A2>$B$2

De esta forma, Excel ajustará las condiciones como sigue:

=A2>$B$2
=A3>$B$2
=A4>$B$2
...
=A150>$B$2

Para cambiar el tipo de referencia, se puede usar F4 o escribir directamente los signos $ en la fórmula. Téngase presente que la celda utilizada como primer argumento (A2) debe ser la celda activa. De lo contrario, Excel podría ajustar erróneamente las referencias.

Una vez comprendido lo anterior, las condiciones que pueden elaborarse para formatos condicionales solo están limitadas por la habilidad del usuario para elaborar expresiones lógicas. Algunos ejemplos:

=A2=MAX($A$2:$A$101). Formatea el valor máximo del rango.

=ESERROR(B2). Esta condición aplica formato a las celdas que contengan resultados de error en el rango. Puede utilizarse para ocultar dichos resultados, aplicando color de fuente blanco.

=CONTAR.SI($A$2:$A$100,A2)>1. Formatea valores duplicados en el rango. Para encontrar los no duplicados, cambiamos el signo > por =.

=ESTEXTO(A2). Señala los valores no numéricos en el rango.

=RESIDUO(FILA(),2). Formatea las filas del rango alternadamente. Por ejemplo, para colorear las filas impares.

=A1>PROMEDIO($A$2:$A$17). Muestra los valores numéricos que están por arriba del promedio del rango.

=RESIDUO(SUBTOTALES(3,$A$1:$A2),2). Formatea alternadamente las filas de un rango filtrado. Nótese la referencia mixta a la celda A2: columna absoluta, fila relativa.

Entre muchos otros. Toca al lector definir los formatos a aplicar.

Link.

5 de septiembre de 2008

Formato condicional avanzado II

Continúa de la nota anterior.

Veamos ahora algunas consideraciones a tomar en cuenta al utilizar formatos condicionales.

Tal como vimos en la nota previa, podemos establecer un máximo de tres condiciones, cada una con su correspondiente formato. Las condiciones que establecimos fueron:

Valor de la celda igual a 0
Valor de la celda menor o igual que 30,000
Valor de la celda mayor o igual que 70,000

Cuando ninguna de las condiciones se cumpla (es decir, cuando el valor de la celda esté entre 30,001 y 69,999) Excel no aplicará ningún formato, manteniendo el formato original de la celda. Ahora bien, si hubiéramos aplicado condiciones incluyentes, es decir, condiciones que pudieran ser cumplidas simultáneamente por un mismo valor, entonces Excel aplicaría el formato de la primera condición satisfecha. Supongamos que trabajamos con las siguientes condiciones:

Valor de la celda igual a 10
Valor de la celda menor o igual que 30
Valor de la celda entre 25 y 40

Si ingresamos el valor 10, entonces se satisfarían las condiciones 1 y 2. Por tanto, Excel aplicará el formato de la condición 1. Si ingresamos el valor 28, entonces se satisfarían las condiciones 2 y 3. Por tanto, Excel aplicará el formato de la condición 2. Debemos determinar cuidadosamente el orden en que establecemos las condiciones, sobre todo si son incluyentes.

Cuando copiamos una celda (o rango) que no contiene formato condicional, y lo pegamos en una celda (o rango) que sí tiene formato condicional, Excel eliminará este sin advertencia alguna. No estaría mal un mensaje de alerta advirtiendo al usuario la posibilidad de perder los formatos. (Gracias Bill). En estos casos, si queremos conservar los formatos condicionales del rango de destino, debemos usar Pegado especial - Valores. Si, por el contrario, queremos conservar los formatos del rango de origen, usamos Pegado especial - Formatos, o simplemete, Pegar, ya que al copiar una celda, Excel copia también su formato condicional. Así pues, hay que tener cuidado al copiar y pegar de o en celdas formateadas.

Para borrar el formato condicional, abrimos el cuadro Formato condicional, y damos clic en el botón Eliminar... Selecionamos las condiciones que queremos eliminar y aceptamos el cuadro. Este cuadro siempre presenta cuadros de selección para tres condiciones, incluso si el rango solo contiene una o dos. Otro error de los genios de Microsoft. Alternativamente, podemos usar Edición - Borrar - Formatos. No obstante, esto eliminará también los formatos no condicionales del rango.

Si queremos seleccionar las celdas a las que hemos aplicado formato condicional, podemos usar el cuadro Ir a Especial. Damos Edición - Ir a... (o F5), clic en Especial...:

Activamos la opción Celdas con formatos condicionales. Tenemos dos opciones: para seleccionar todas las celdas con formatos condicionales, activamos las opción Todos. Para seleccionar solo aquellas celdas con los mismos formatos condicionales de la celda activa, seleccionamos Iguales a celda activa.

Habrá ocasiones en que surja la necesidad de usar referencias a otras hojas. Pero si indicamos la referencia directamente en el cuadro Formato condicional, Excel responderá con un mensaje de error, diciendo que esto es imposible.


Para solucionar esto, simplemente establecemos la referencia en una celda de la hoja en la que aplicaremos el formato, por ejemplo:

=Hoja2!A2

Luego, usamos esta celda en el cuadro Formato condicional. Alternativamente, podemos definir un nombre que haga referencia a la otra hoja, y escribir este nombre en dicho cuadro.

Continuamos en la siguiente nota.

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