11 de agosto de 2009

Trabajar con usuarios avanzados

Como dice Jorge Camoes en su blog, "perder estúpidamente el tiempo en el trabajo me molesta realmente".

Cuando se trabaja en una compañía en la que un alto porcentaje de gente usa Excel como su principal herramienta de trabajo, inevitablemente surgen historias de terror de gente que gasta días enteros en tareas que debieron durar minutos. Por ejemplo:

  • Miles de sumas, calculadas una a una, cuando una tabla dinámica pudo dar los mismos resultados en segundos.
  • Dos personas comparando dos listas, cuando pueden utilizar una simple función de búsqueda para hacerlo.
  • Miles de copias de exactamente la misma gráfica, pero con diferentes mercados, territorios de venta o medidas (una sola gráfica con algo de interactividad básica serviría igual).
  • Cientos de celdas coloreadas ¡manualmente!, simulando un espantoso confetti electrónico, y de las cuales luego ni el mismo autor de la hoja recuerda qué significa cada color.

Todo esto es, además, propenso a una alta cantidad de errores. Es frustrante ver a la gente perdiendo tiempo de esta forma, cuando fácilmente podrían salir temprano de su trabajo y jugar con sus hijos. O descansar. No es tan difícil... todo lo que hay que hacer es decirse a uno mismo: "esto es estúpido; debe haber alguna forma más rápida de hacerlo". En Excel, debemos tener intuición, asumir que debe haber una forma más fácil de hacer las cosas. Y generalmente, la hay. Lo fácil es aprender; lo difícil, saber que necesitamos aprender.

Si el lector es gerente, le compartiré un "Excel secret": No te imaginas lo ineficiente que puede llegar a ser un usuario principiante de Excel, y lo más probable es que tengas a varios eternos principiantes en tu equipo. No es cuestión de capacitación. La gente generalmente olvida la teoría y los ejemplos que no se aplican a sus propios problemas. Mejor contrata a un usuario de nivel avanzado, con un gusto natural por el Excel. Conviértelo en la referencia del equipo (o de toda la empresa) para las cuestiones relativas a Excel. Haz que se integre con los usuarios, que encuentre ineficiencias y que las resuelva. En lo personal, siempre he pensado que toda empresa que se considere eficiente debe contar con especialistas en Excel, dedicados exclusivamente al desarrollo de modelos y a la asesoría y capacitación del personal.

Aunque no lo parezca, Excel por sí solo puede incrementar la eficiencia de un equipo de trabajo -y hasta de toda un área.

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