28 de enero de 2009

Imprimir los comentarios de una hoja

En ciertos casos, podemos necesitar imprimir el contenido de todos los comentarios de la hoja, o de todo el libro. Sobre todo si es un libro compartido en el que varias personas realizan comentarios.

Para imprimir los comentarios de una hoja en Excel, hacemos el siguiente ajuste:

Archivo - Configurar página - ficha Hoja. En la sección imprimir, está la opción Comentarios:

Aquí, podemos seleccionar las opciones Al final de la hoja (en esta, Excel hará un resumen de los comentarios al final del área de impresión) , o Como en el libro (para imprimir los comentarios tal y como aparecen en al hoja al pasar el mouse por las celdas, o bien, al dar clic derecho en una celda con comentario - Mostrar u ocultar comentarios).

26 de enero de 2009

Anivesario de Lotus 1-2-3

Hoy se cumplen 25 años del lanzamiento de la hoja de cálculo Lotus 1-2-3, la gran sucesora de VisiCalc, y que dominó durante varios años el mercado de las hojas de cálculo electrónicas.


Fuente.

Nuevo gurú Excel

Acabo de recibir la Taza Oficial del Gurú Excel, de parte de MrExcel.com:


Esto me convierte oficialmente en un auténtico gurú del Excel.

El único detalle es que me costó 13 dólares (mas envío).

Si desean adquirir una (entre algunos otros artículos alusivos a Excel), clic aquí.

23 de enero de 2009

Ordenar con más de tres criterios

En alguna ocasión escuché a alguien decir que quería ordenar una lista de datos considerando cinco criterios de ordenación. Recuerdo también que alguien comentó que eso era imposible, ya que el comando Datos - Ordenar solo admitía tres entradas como criterios:


Efectivamente, Ordenar solo acepta tres criterios de ordenación. No hay una forma directa de especificarle a Excel un número mayor de criterios. Aún así, podemos ordenar una lista con cualquier número de criterios. Solo tenemos que dar un par de pasos extras.

Primeramente jerarquizamos nuestros criterios del más al menos importante. Después tomamos los tres menos importantes y los establecemos como criterios 1, 2 y 3. Explico: supongamos que queremos ordenar una lista con cinco criterios: ciudad, fecha de ingreso, sueldo, cuota y nombre, en ese orden de importancia. Entonces damos Datos - Ordenar y establecemos el criterio sueldo como primer criterio, cuota como segundo criterio y nombre como tercer criterio.

Damos Aceptar.

Ahora, como ya tenemos los datos ordenados por los últimos tres criterios, simplemente volvemos a ir a Datos - Ordenar y ordenamos la lista por los primeros dos criterios.
Eso es todo. La lista estará ordenada siguiendo los cinco criterios solicitados. Recordemos aquí que si Excel encuentra varios registros que cumplen con los criterios establecidos, los presentará en el mismo orden en el que estaban en la lista original. En nuestro caso, cuando ejecutamos Ordenar por segunda vez, la lista "original" ya cumplía con los últimos tres criterios.

Tal como comenté en la presentación de este blog, Excel es el programa más potente del mundo, pero no hace milagros. Habrá ocasiones en que tendremos que echarle una mano.

21 de enero de 2009

Arte en Excel

Hemos sabido de expresiones artísticas inverosímiles. Entre ellas está el realizar obras de arte utilizando Excel, como esta persona:



Una muestra más de la increíble flexibilidad que nos proporciona Excel.

Otra muestra, que pudiera no catalogarse como arte, pero que es tanto o más sorprendente:



Reconozco el tiempo que han invertido estas personas en sus obras, aunque no obstante, no recomendaría utilizar Excel como herramienta de dibujo. Hay infinidad de programas de dibujo (como Corel Draw), con los se obtienen mucho mejores resultados, y en menos tiempo. Con tantísimos trazos, ha sido una suerte que no se dañara el archivo.

19 de enero de 2009

Sumar por colores

Un usaurio me pregunta si es posible sumar los valores de celdas que tengan determinado color.
En Excel 2007 sí es posible, pero el usuario tiene la versión 2003.

En Excel 2003 la única forma es a través de una función personalizada, como la siguiente:

Function SUMARCOLOR(RangoColor As Range, CeldaColor As Range) As Long

Dim rngCelda As Range

'revisamos cada celda del rango
For Each
rngCelda In RangoColor

'si los colores coinciden, sumar el valor de la celda al resultado previo
If
rngCelda.Interior.ColorIndex = CeldaColor.Interior.ColorIndex Then
SUMARCOLOR = SUMARCOLOR + rngCelda.Value
End If

Next

End Function

Como vemos, no es un código muy complejo que digamos. Simplemete comparamos cada celda del rango contra el color del segundo argumento y, si coinciden, lo vamos sumando al resultado de la función.

Para utilizarla, utilizamos el asistente para funciones, buscamos la función en la categoría Definidas por el usuario, y especificamos los argumentos, quedando una fórmula similar a:

=SUMARCOLOR(A2:I20, K2)

Aunque por otra parte, lo mejor hubiera sido establecer alguna condición para los colores, y después sumar los valores usando esta condición, así como utilizar esta misma condición en un formato condicional para obtener el color en las celdas. Hacerlo hubiera llevado menos tiempo que el estar coloreando cada una de las celdas.

6 de enero de 2009

Tipos de errores

Al estar depurando alguna fórmula, es posible que obtengamos un resultado de error, es decir, un valor que comienza con un signo #. Esto no siempre es malo (de hecho, puede ser un resultado correcto). Si sabemos interpretar el error, podremos corregirlo fácilmente. Téngase en cuenta que para deshacerse del error puede ser necesario modificar ya sea la fórmula misma, o bien alguna de las celdas a las que hace referencia la fórmula.

En Excel existen siete resultados de error:

#¡N/A!
#¡REF!
#¡NUM!
#¿NOMBRE?
#¡DIV/0!
#¡VALOR!
#¡NULO!

Veamos que significa cada uno de ellos. De esta manera, podremos depurarlo y corregirlo fácilmente.

#¡N/A!

Este error se produce cuando una fórmula de búsqueda o referencia no encuentra ninguna coincidencia exacta en la correspondiente matriz de búsqueda. Significa que el valor buscado no existe en la matriz de búsqueda.

#¡REF!

Este tipo de error surge cuando tenemos una referencia de celda inválida en la fórmula. Por ejemplo, en la fórmula: =BUSCARV("mi_string",A2:B8,3,FALSO), obtenemos #¡REF! ya que no podemos buscar en la tercera columna de una matriz que solo tiene dos columnas. En esta otra: =DESREF(Hoja1!A1, -1,0,1,1)

también obtenemos #¡REF! ya que no hay ninguna fila encima de la celda A1. Siguiendo con esta fórmula, si eliminamos la primera fila de la hoja "Hoja1", o si eliminamos la Hoja1, la fórmula mostrará #¡REF!, ya que se ha "perdido" la referencia a la celda Hoja1!A1.

#¡NUMERO!

Este se produce cuando ingresamos algún valor no numérico como un argumento de función que Excel espera que sea argumento numérico (o una referencia a un valor numérico). Otra posibilidad es ingresar un número inválido, como uno negativo cuando se espera uno positivo, o un 2 cuando el argumento solo admite 0 ó 1. La fórmula =COINCIDIR(123, B1:B10,3) devuelve #NUM!, ya que el último argumento de COINCIDIR solo puede ser -1, 0 ó 1.

#¡NOMBRE!

Este error lo obtenemos cuando escribimos mal el nombre de alguna función. También puede surgir cuando utilizamos alguna función personalizada y tenemos deshabilitadas las macros o el complemento correspondiente. Otra situación que dispara este error es el escribir mal el nombre de algún rango nombrado. La fórmula =SUMARSI(A2:A10,"criterio",C2:C10) devuelve #¡NOMBRE! porque la función SUMARSI no existe (más bien está mal escrita. Lo correcto es SUMAR.SI). Finalmente puede suceder también que no utilizamos comillas al ingresar un argumento de texto.

#¡DIV/0!

Este es fácil. Se produce al hacer una división por cero, o bién, por una referencia a un cero. (¿Cómo corregirlo?)

#¡VALOR!

Similar a #¡NUMERO!, lo obtenemos cuando el tipo de argumento solicitado por la función, es distinto al ingresado por el usuario. Por ejemplo, al ingresar un argumento lógico cuando la función requiere un rango, o un número cuando la función espera texto.

#¡NULO!

Este es muy poco frecuente. Una fórmula devolverá #¡NULO! cuando la celda de intersección de dos rangos, no existe. En Excel, el operador de intersección es un espacio en blanco. Por tanto, la fórmula =A2:D2 J1:J10, devuelve #¡NULO! ya que los rangos A2:D2 y J1:J10 no se intersectan en ningún punto. En cambio, =A2:D2 C1:C10 devuelve C2, celda común a ambos rangos.

A menudo sucede que una celda de error está correctamente escrita pero, al hacer referencia a un resultado de error, refleja este resultado. Para saber cuál es la celda exacta que está generando el error, podemos ejecutar (previa selección de la celda con error) Herramientas - Auditoría de fórmulas - Rastrear error. Excel señalará con una línea roja la celda que está produciendo el error.

Otro error común es cuando la celda aparece llena de símbolos #. Esto se debe a que la celda no es lo suficientemente ancha para mostrar el resultado o bien, cuando contiene una fecha inválida.
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