20 de abril de 2009

Tipos de gráficos personalizados

Prácticamente todo mundo está de acuerdo en que el formato que los gráficos de Excel tienen de manera predeterminada, es punto menos que horrible.


Luce mal, los colores no combinan, el fondo del gráfico "cansa" la vista, las líneas de división sobrecargan el gráfico... en fin, siempre será necesario (si queremos comunicar información gráfica efectivamente) que mejoremos el formato predeterminado de estas gráficas. Excel nos brinda la oportunidad de hacerlo, así como de elaborar nuestra propia galería de tipos de gráfico, de manera que no tengamos que pasar por todo el proceso de "maquillaje" una y otra vez. Simplemente, seleccionaremos nuestros datos y les aplicamos alguno de nuestros tipos de gráfico personalizados.

Para lograrlo, procedemos como sigue:

Creamos una gráfica estándar, aplicándole los formatos y personalizaciones que más nos gusten. Recomiendo utilizar una muestra típica de los datos que estaremos graficando.

Una vez que el gráfico luzca como deseamos, lo agregamos a la galería de gráficos personalizada, siguiendo los siguientes pasos:

Teniendo seleccionado el gráfico, vamos a Gráfico - Tipo de gráfico..., pestaña Tipos personalizados.
En la sección Seleccionar desde, activamos la opción Definidos por el usuario.
Clic en Agregar...


En el cuadro Agregar tipo de gráfico personalizado, escribimos un nombre y, opcionalmente, una descripción de nuestro gráfico.


Clic en Aceptar. Con esto agregamos el gráfico a la galería. Aceptar nuevamente para cerrar el cuadro de diálogo.

Finalmente, probamos el gráfico. Seleccionamos una nueva muestra de datos, e iniciamos el Asistente para gráficos. En el paso 2, en Seleccionar el tipo de gráfico, escogemos el nuevo tipo de gráfico, bajo la pestaña Tipos personalizados, opción Definidos por el usuario (¿personalizados definidos por el usuario? Redundante pero cierto. Gracias, Bill). Clic en finalizar.

16 de abril de 2009

Sobre los comentarios

Esta vez, solo para informarles que desde hace un par de semanas he eliminado el paso de verificación de palabra al enviar comentarios. En otras palabras, cuando envíen sus comentarios, ya no verán cuadros como estos:

Sino que directamente llegarán sus comentarios a mi buzón, haciéndoles, así lo espero, más fácil el envío de los mismos.

15 de abril de 2009

Reglas de ordenación

Las celdas pueden contener diferentes tipos de contenido. Pueden contener texto, números, valores lógicos, resultados de error, o bien, pueden estar vacías o contener espacios en blanco (que no es lo mismo).

Si tenemos solamente valores numéricos, Excel los ordenará (Edición - Ordenar... ) del menor negativo al mayor positivo (para un orden ascendente). Pero, ¿qué pasa si queremos ordenar texto, o valores lógicos? ¿que pasa si tenemos varios tipos de información en las celdas?

En una ordenación ascendente, Excel presenta la información en el siguiente orden:

  1. Valores numéricos, siguiendo el orden indicado anteriormente. Las horas y fechas son tratadas como números. Se toma en cuenta el valor intrínseco de la celda, no su valor formateado.
  2. Texto, en orden alfabético, como sigue: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (espacio) ' - ! # $ % ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ { | } ~ ¡ ´ ¿ + < = > ¬ ° A B C D E F G H I J K L M Ñ O P Q R S T U V W X Y Z.
  3. Valores lógicos: primero FALSO, luego VERDADERO.
  4. Valores de error (#¡NUM!, #N/A, etc.), apareciendo en su orden original, sin ordenarse por tipo de error.
  5. Celdas vacías, siempre al final.
De manera predeterminada, la ordenación no es sensible a mayúsculas / minúsculas. Podemos cambiar esto dando clic en Opciones... del cuadro Ordenar:

Siguiendo un orden descendente, la secuencia queda a la inversa, excepto por las celdas vacías, que volverán a quedar al final de la lista. En la version en inglés, el texto sigue un orden ligeramente diferente.

Este blog cada día está más nerd.

Link.

13 de abril de 2009

Ingreso manual de referencias - Tip

En el blog Daily Dose of Excel, en la nota Illegal Range Names (nombres de rango inválidos), encontramos lo siguiente:

Podemos utilizar puntos al definir nombres, por ejemplo, mi.rango. Sin embargo, si el nombre que utilizamos, además de incluir un punto, parece una referencia de celda en la notación F1C1, por ejemplo, cu50.s1, Excel la evaluará como si fuera una referencia verdadera (en este caso, S1:CU50), y por lo tanto, nos avisará que es un nombre inválido.

En la misma nota, Dick Kusleika nos provee este tip: al introducir manualmente una referencia de celda, podemos utilizar el punto (.) en lugar de los dos puntos (:). Después, al presionar Enter, Excel lo convertirá a ":".

Si escribimos "=SUMA(A2.A120)", al presionar Enter veremos en la barra de fórmulas:

=SUMA(A2:A120)

8 de abril de 2009

Seleccionar todos los objetos de una hoja

En Yahoo respuestas, encontré la siguiente pregunta:

¿Como selecciono en Excel miles de lineas "auto-formas" de una sola?

Necesito modificarlas a todas. Conozco una manera de seleccionar varias con la tecla Ctrl y clickeando en cada una, pero aun así es muy laborioso si son miles de ellas.
Agradezco muchísimo de antemano a quien pueda ayudarme.


La solución es:

Edición - Ir a... - Especial... - Objetos.

Con el teclado:

F5, Alt+e, j, Aceptar.

Cabe aclarar que con esto seleccionaremos todos los objetos, es decir, incluyendo gráficos e imagenes, no solamente las autoformas. Tengámoslo en cuenta.

Habría que revisar también porqué el usuario tiene estos miles de líneas en su hoja. Aunque es posible realizar dibujos de aceptable calidad en Excel, no es la mejor herramienta para hacerlo.

6 de abril de 2009

Contar subcadenas en cadena

En mundoexcel.com, uno de los foros que frecuento, un usuario envió esta consulta:

Hola tengo una gran pequeña duda y por mas que leo y busco no encuentro la solucion: quiero contar cuantas veces esta escrita una letra en una celda.

Ejemplo:

Palabra " Antonio"

Mi pregunta es cuantas letras "O" tiene esa palabra.


La solución que propuse fue utilizar una fórmula matricial, como sigue:

Supongamos que en A2 está la palabra "Antonio", en B2 la letra a contar "o".

En C2 escribe la siguiente fórmula matricial:

=SUMA(--(EXTRAE(A2,FILA(INDIRECTO("1:"&LARGO(A2))),1)=B2))


Recuerda aceptarla con Ctrl + Shift + Enter.

LARGO(A2) devuelve el número de caracteres de Antonio, 7.

INDIRECTO devuelve el string "1:7", que sirve de argumento a FILA.

FILA(1:7) genera una lista de consecutivos de 1 a 7. En otras palabras, genera la constante matricial {1; 2; 3; 4; 5; 6; 7}.

EXTRAE devuelve cada uno de los caracteres 1o. a 7o. La constante matricial cambia a: {"A"; "n"; "t"; "o"; "n"; "i"; "o;"}.

Se compara cada uno con B2, "o". Si son iguales, se genera un VERDADERO. Si no son iguales, se genera un FALSO: {FALSO; FALSO; FALSO; VERDADERO; FALSO; FALSO; VERDADERO}.

Al agregar -- Excel convierte los VERDADEROS en unos, y los FALSOS en ceros: {0; 0; 0; 1; 0; 0; 1}.

Finalmente se suman estos unos y ceros, resultando 2.
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