27 de mayo de 2009

Formatear el eje y

Supongamos el siguiente gráfico:


Queremos que para facilitar la lectura del mismo, tengamos tres colores en la escala del eje y: el verde para los valores mayores o iguales a 30, negro para los resultados entre -10 y 30 y rojo para los menores de -10, quedando de esta manera:

Para lograrlo seguimos los siguientes pasos:

Clic derecho en el eje y - Formato de ejes..., activamos la ficha Número. Seleccionamos la Categoría Personalizado. En Tipo: escribimos el siguiente formato personalizado:

[verde][>=30]#,##0;[Rojo][<-10]-#,##0;Estándar

Aceptar. Recordemos, sin embargo, lo que vimos en la nota pasada: nuestro principal objetivo es contar una historia con la gráfica, más que impactar visualmente.

25 de mayo de 2009

Una buena gráfica

Como lo dice Chandoo en su blog, "una gráfica bién hecha nos cuenta una historia. Tan simple como eso."

Este es un ejemplo de lo que es una buena gráfica, "Tiempo empleado para comer por día vs tasa nacional de obesidad" (clic en la imagen para agrandarla):


x: minutos utilizados para comer por día
y: porcentaje de población con IMC > 30

Se toma unos cinco segundos en entender de qué trata la gráfica. Y luego, conoces la historia. Lo más importante, estimula al lector a hacerse preguntas y entender los datos.

En sí misma, la gráfica es sencilla. Nada del otro mundo y, sobretodo, nada extravagante. Pero combina brillantemente dos tipos de datos: la tasa de obesidad en los países y el tiempo utilizado para comer, para contar una historia.

El artículo demuestra cabalmente uno de los fundamentos de Excel: el principal objetivo de una gráfica no es impactar visualmente, sino transmitir información clara rápidamente.

La gráfica de nuestro ejemplo nos "cuenta" algo mucho más rápidamente que esta otra, que aunque más visual, es mucho más confusa:


Si una gráfica Excel no comunica información más rápidamente que una tabla de datos, podemos decir, con toda justicia, que es una mala gráfica. En ese caso, lo mejor es prescindir de ella y mostrar en su lugar solo los datos fuente.

21 de mayo de 2009

Controlar el ingreso de datos en un formulario

Cuando trabajamos en un formulario Excel, a menudo sucede que las celdas de ingreso de datos están dispersas por toda la hoja, o no están en celdas adyacentes. Esto nos hace perder tiempo al tener que situar el cursor en la celda correspondiente cada vez:


Supongamos que necesitamos ingresar los datos en el orden mostrado en la imagen cada vez. Una forma de solucionar esto es creando un nombre que contenga las celdas de ingreso de datos. Procedemos como sigue:

Seleccionamos las celdas de entrada de datos en el orden que queramos llenarlas, pero comenzando por la número 2. Lo hacemos así para que la última celda seleccionada (que es la primera en el orden) sea la celda activa del nombre. Entonces, según el ejemplo, presionamos Ctrl y, en este orden, las celdas 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 1.

Finalmente, le damos un nombre a este rango, digamos input_data.

De esta manera, cada vez que vayamos a ingresar datos en el formulario, simplemente vamos al nombre input_data (con F5 o seleccionándolo de la lista de nombres)

y comenzamos a escribir los datos presionando Enter para avanzar a la siguiente celda cada vez.

20 de mayo de 2009

Primeras imágenes de Excel 2010

Microsoft ha decidido filtrar algunas imágenes de Office 2010. Curiosamente, le ha pedido a algunos sitios que las publicaron, que las retiraran inmediatamente. Ars Technica es uno de ellos. Pero mientras a mí no me digan nada, comparto con ustedes las correspondientes a Excel 2010.

En esta primera imagen podemos ver que el enorme botón de Office ha sido reemplazado por un rectángulo situado a la izquierda de la Pestaña Home (Inicio):

Otra de las imagenes filtradas muestra que todas las pestañas permanecen idénticas a las de 2007, a excepción de la de Insertar.



Los cambios observables son:
  • Hay un nuevo comando, Screenshot. Supongo que será similar a la cámara fotográfica actual. O bien, para salvar todo o parte de la hoja como imagen.

  • Un nuevo grupo de gráficas, Sparklines, o minigráficas. Excel 2010 soportará de forma predeterminada este tipo de gráfica.

  • Un nuevo comando, al final de la barra llamado Slicer. No tengo idea de su función.

18 de mayo de 2009

El filtro avanzado - Introducción

La mayor parte de las veces el autofiltro satisface nuestras necesidades de filtrado. No obstante, tiene sus limitaciones. Una usauria me pregunta como filtrar una lista de forma que el campo filtrado muestre cuatro valores (criterios).

Este un ejemplo sencillo de filtrado que el autofiltro no puede realizar. Recordemos que en el cuadro Autofiltro Personalizado solo podemos establecer dos valores como criterio:


En estos casos, tenemos la opción de usar el filtro avanzado de Excel, mucho más flexible que aquel, aunque requiere de un poco más de trabajo. Antes de comenzar a utilizarlo, necesitamos elaborar una tabla de criterios. Esta tabla contiene la información que Excel utilizará para filtrar la lista. Consiste en al menos dos filas, la primera de las cuales contiene uno o más nombres de campo de la lista (excepto cuando utilizamos criterios calculados, tema de otra nota). Las filas restantes contienen los criterios a utilizar. Puede estar en cualquier parte de la hoja, siendo recomendable situarla en la parte superior de la lista, para que esté visible en todo momento (si la ponemos al lado de la lista, al filtrar, posiblemente se ocultarán algunas de sus filas).

La siguiente lista muestra una lista de los edificios conectados de una importantísima empresa de telecomunicaciones (clic en la imagen para agrandarla).


La columna E contiene la clave asociada a cada edificio. El requerimiento es mostrar únicamente aquéllos edificios que tengan clave A, B, C o D. Insertamos unas 6 filas para escribir nuestro rango de criterios, como sigue:


En este ejemplo, simplemente escribimos los valores buscados uno a continuación del otro, en el rango A1:A5. Estos deben tener exactamente el mismo encabezado que tienen en la lista original. Tengamos en cuenta que los criterios escritos en una misma fila Excel los une con el operador Y, mientras que los que están en otra fila los une con el operador O.

Nos situamos en cualquier celda de la lista y vamos a Datos - Filtro - Filtro avanzado... nos aseguramos que el valor de Rango de lista: sea el correcto. En Rango de criterios, escribimos el rango de la tabla de criterios, en nuestro caso, A1:A5. Si queremos que los registros filtrados se muestren en la misma ubicación original, damos Aceptar. Por el contrario, si queremos que la lista resultante esté en otro rango independiente, activamos la opción Copiar a otro lugar, y en Copiar a: escribimos la celda donde queramos que comience la lista. Aceptamos el cuadro.


Hemos visto un ejemplo muy sencillo que ejemplifica el uso del filtro avanzado. Sin embargo, la flexibilidad y potencia del mismo va mucho más allá. Podemos, por poner un ejemplo, filtrar la lista mostrando aquellos campos cuyos valores son superiores al promedio de los mismos, utilizando criterios formulados. Este será tema de otra nota.

2 de mayo de 2009

Biohazard

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