24 de septiembre de 2009

Slicers - Novedad en Excel 2010

En la nota Primeras imágenes de Excel 2010, comentaba sobre una nueva característica en la barra Insertar, llamada Slicers, sobre la cual no tenía idea de su funcionamiento.

El día de hoy, el blog oficial de Microsoft Excel nos revela cual es la funcionalidad de estos slicers (¿cómo les llamaríamos en español?). Esta es mi traducción a la nota en cuestión, escrita por el Excel MVP Joseph Chirilov (las imágenes están en inglés):

Los slicers son una novedad para Excel 2010, que son controles visuales que permiten al usuario rápida y fácilmente filtrar sus datos de forma interactiva. "Flotan" sobre la hoja, como las gráficas y autoformas.

Este es un ejemplo del mismo slicer en tres situaciones distintas. El usuario puede seleccionar uno, todos, o algunos de los países. Un slicer actúa como un filtro de reporte, así que se puede vincular a una tabla dinámica, una gráfica dinámica o a un cubo de datos para crear un reporte interactivo.


¿Por qué los slicers?

En esta primera versión, el equipo Excel quiso permitir al usuario:

  • Ver lo que está haciendo en todo momento
  • Interactuar fácilmente con los datos
  • Filtrar múltiples tablas o graficos dinámicos o consultas juntos
  • Crear mejores tableros de datos

Detallemos un poco más cada uno de estos objetivos:

Ver lo que se está haciendo en todo momento

En este ejemplo, quiero analizar la utilidad generada por clientes con uno o más hijos y con una escolaridad de bachillerato o superior. En Excel 2007, puedo agregar los campos de página "Numero de hijos" y "Educación" a mi tabla dinámica y seleccionar los elementos correspondientes. Sin embargo, el campo de página mostrará "múltiples elementos", lo que no es de gran ayuda.

En Excel 2010, hemos agregado slicers a la caja de herramientas de forma que el usuario pueda ver lo que está haciendo en todo momento. Ahora queda completamente claro qué datos está mostrando el reporte en cada momento.


Interactuar fácilmente con los datos

Filtrar datos en Excel 2007 era bastante tedioso. Primero, había que dar clic en la lista desplegable o en el icono Filtro, luego expandir los elementos necesarios, seleccionar / deseleccionar los elementos que queramos y finalmente dar clic en Aceptar.


En contraste, seleccionar un elemento de un slicer es fácil. Sólo requiere un clic. Para seleccionar múltiples elementos, se pueden usar combinaciones de Ctrl + clic, Shift + clic o clic + arrastrar. Esta forma de seleccionar elementos es la misma con la que el usuario está familiarizado al seleccionar celdas, elementos de lista o iconos en Windows. Los slicers lucen como controles en lugar de celdas, induciendo al usuario a utilizarlos. Utilizar slicers para crear reportes maximiza la interactividad, permitiendo al usuario y a sus colaboradores pasar menos tiempo escudriñando y más tiempo analizando.

Filtrar múltiples tablas dinámicas, gráficas dinámicas o consultas juntos

Una de las limitaciones de los filtros de los reportes es solo permiten una relación 1:1 con la tabla dinámica que están filtrando. Si el usuario necesitaba aplicar un filtro a mútiples tablas dinámicas, tenía que recrear el filtro en cada tabla. Ahora, el usuario puede vincular un slicer a varias tablas, gráficos dinámicos y/o consultas de datos. Todo lo que se haga en el slicer se aplicará convenientemente a todo lo que este tenga conectado. Más sobre esto en la siguiente nota.

Crear mejores tableros de datos (dashboards)

Los slicers pueden ser personalizados de varias maneras, y pueden crearse ahora tableros que antes no eran posibles. En una futura nota, profundizaré más en las formas en que se puede mejorar el aspecto visual de los slicers. Por ahora, aquí está un ejemplo del tipo de reportes que se pueden lograr con los slicers:


Y una cosa más: los slicers son compatibles con Excel Services 2010 y Excel Web App, así que podemos utilizarlos y compartirlos en la web.

9 de septiembre de 2009

Excel 2010 - Logo

Microsoft acaba de dar a conocer los nuevos iconos de los programas de la suite Office 2010. Este es el de Excel 2010:

Otros iconos, el de Word:

Power Point:


Outlook:

y Access:

Fuente.

4 de septiembre de 2009

Insertar 'bullets' rápidamente

Hay ocasiones en las que deseamos preceder las entradas de una lista con viñetas (o bullets, en inglés), como en este ejemplo:


Normalmente insertaríamos estas viñetas yendo a Insertar - Símbolo...


Localizamos el símbolo correspondiente y clic en Insertar.

Una forma más rápida, es (para esta viñeta en específico) escribiendo la combinación de teclas Alt + 7, pero del teclado numérico, ya que con el 7 del teclado alfabético no funciona. Con esto aparecerá la viñeta en la celda faltando solamente escribir el valor de la celda.

Esta es la tabla completa de símbolos que se pueden utilizar con Alt + [núm. de teclado numérico]:


Observemos que tanto Alt + 0 como Alt + 47 no devuelven ningún símbolo, en tanto Alt + 32 devuelve un espacio en blanco. A partir de Alt + 48 comienzan los números y letras "normales".

Aparentemente, esta no es una forma muy práctica que digamos para obtener este formato, ya que requiere que cada entrada de celda esté precedida, manualmente, de Alt + 7; además de que esto convertirá en texto nuestros valores numéricos. Sin embargo, también es posible utilizar esta combinación de teclas a la hora de crear un formato de celda personalizado. Si vamos al cuadro de diálogo Formato de celdas (Formato - Celdas... ó Ctrl + 1), categoría Personalizada, podemos teclear Alt + 7 (o cualquier otro número de la tabla anterior), en el cuadro de texto Tipo, seguido del resto del formato deseado. Por ejemplo: [Alt + 7]#,##0 (hay que soltar la tecla Alt antes de escribir "#,##0"). Si lo hacemos correctamente, Excel mostrará el resultado previo en la ventana Muestra:


Por último, clic en Aceptar y copiamos el formato al resto de las celdas de interés. De esta manera, ya no es necesario escribir Alt + [número] al ingresar cada valor, sino solamente el valor (o la fórmula) dejando a Excel el resto del trabajo.
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