2 de abril de 2008

Pies de página autómaticos

Un usaurio me pregunta cómo insertar rápidamente un pie de página en una hoja. En realidad fueron tres consultas en una: cómo insertar autómaticamente un pie de página, cómo insertar un pie de página automáticamente al insertar una hoja, y cómo abrir un libro nuevo con pies de página incluídos. Dado que $oy amable, responderé a las tres, en ese mismo orden.

Antes de comenzar, diré que, extrañamente, Excel no tiene una manera directa de hacer esta configuración automáticamente. Obviamente, podemos ir a Archivo - Cofigurar página - Encabezado y pie de página - Personalizar pie de página... clic en el botón Ruta de archivo - Aceptar (¿así o más clics?) y hacer la configuración correspondiente. Pero si queremos que esto sea automático, la única vía es utilizando macros. Como aún no hemos visto prácticamente nada acerca de macros avanzadas, solo proporcionaré las macros y el modo de utilizarlas, sin detenerme a explicarlas. Posteriormente tendremos tiempo.

Supongamos que queremos insertar el siguiente pie de página: en la sección izquierda, la ruta completa del archivo, en la sección central la fecha, y en la sección derecha la leyenda "Elaboró: [nombre usuario]"

Para el primer caso, insertar un pie de página automáticamente, abrimos el libro de macros personal, con Herramientas - Macro - Editor de Visual Basic (o Alt + F11). Damos doble clic en PERSONAL.XLS. Si lo deseamos, insertamos un nuevo módulo, con Insertar - Módulo. En la zona de edición, escribimos, tal cual, el siguiente código (desde "Sub" hasta "End Sub"):

Sub piepagina()

Dim ws As Worksheet
Dim nombre As String

Set ws = ActiveSheet
nombre = Application.UserName

---With ws.PageSetup
------.LeftFooter = "&11&Z&F"
------.CenterFooter = "&11&D"
------.RightFooter = "&""Arial,Normal""&11Elaboró: " & _
---------UCase(Left(nombre, 1)) & Mid(nombre, 2, InStr(1, nombre, ".") - 2) _
---------& " " & UCase(Mid(nombre, InStr(1, nombre, ".") + 1, 1)) & _
---------Mid(nombre, InStr(1, nombre, ".") + 2)
---End With

End Sub

Damos Archivo - Guardar (o Ctrl + S), y cerramos la ventana del Editor de Visual. A continuación, hacemos una prueba: Activamos la hoja a la que queremos insertar el pie de página, y ejecutamos la macro, con Herramientas - Macro - Macros (o Alt + F8) - Ejecutar.
Verificamos con Vista previa.

Finalmente, asignamos un método abreviado a la macro. Hay que volver al cuadro Macro (alt + F8). Clic en Opciones... y en Tecla de método abreviado: escribimos la letra que deseemos (cuidándonos de no utilizar un método que ya esté siendo utilizado, como Ctrl + c, ya que Excel ejecutaría siempre la macro, no la instrucción original, en este caso, copiar). Digamos Ctrl + q. Clic en Aceptar y cerramos el cuadro Macro. Ahora, al presionar Ctrl + q, Excel insertará el pie de página en la hoja activa.

Continuamos en la siguiente nota.

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