Funciones personalizadas

Excel cuenta con un inmenso número de funciones integradas, de la más diversa índole. Asimismo, hay numerosos complementos (el más famoso es Herramientas para análisis) que agregan todavía más funciones a Excel. Por si fuera poco, podemos crear nuestras propias funciones, lo cual puede ser útil en el (improbable) caso de que no exista una función que haga lo que necesitemos; o bien, para simplificar nuestras fórmulas. Aunque para lograrlo es necesario tener conocimientos más o menos sólidos en programación de macros.

Programar una función es parecido a programar una macro. De hecho, algunos autores llaman también macros a las funciones personalizadas. No obstante, existe una diferencia fundamental entre ambas: una función solo puede devolver un resultado. No puede operar o cambiar el entorno de Excel. (OK, sí puede, pero son excepciones ya muy rebuscadas). Lo siguiente es una macro:

Sub insertahoja()
ActiveWorkbook.Worksheets(1).Copy Before:=ActiveWorkbook.Worksheets(4)
ActiveWorksheet.Name = "Hoja número 3"
End Sub

En cambio, esto es una función:

Private function micalculo(num_1 As Integer, num_2 As Integer) As Integer

Dim j As Integer

If num_1 <= num_2 Then
j = num_2 - num_1
Else
j = num_1 - num_2
End If

micalculo = j

End function

Como vemos, en el primer caso, alteramos el entorno Excel al copiar una hoja en el libro activo, mientras que en el segundo, solo obtuvimos el resultado j (que es la diferencia absoluta entre dos números). No hicimos nada más. Otra diferencia evidente es la forma de declarar y terminar una función con las cláusulas Private function y End function. Por lo demás el lenguaje utilizado es el mismo.

Por otra parte, el resultado que devuelve una función puede no ser (como pudiera pensarse) un número. Puede ser texto, un resultado lógico (FALSO o VERDADERO), un rango, un nombre, entre otros. Por ello, es necesario declarar el tipo de dato del resultado (el último "As Integer").

Una función puede ser utilizada o llamada por una macro, por otra función, o a través de la interfaz de Excel. Para el primer caso veamos este ejemplo:

Sub insertahoja()
ActiveWorkbook.Worksheets(1).Copy Before:=ActiveWorkbook.Worksheets(4)
ActiveWorksheet.Name = "Hoja número 3"

ActiveWorksheet.Range("A3") = micalculo(ActiveWorksheet.Range("A1").Value, ActiveWorksheet.Range("A2").Value)

End Sub

Con esta macro, modificación de la previa, escribiremos en la celda A3 el resultado de la fórmula =micalculo(A1, A2)

Para el segundo caso, veamos:

Private function otrocalculo(num_1 As Integer, num_2 As Integer) As Integer

j = micalculo(num_1 As Integer, num_2 As Integer)

j = j * -1

otrocalculo= j

End function

Esta función simplemente multiplica por - 1 el resultado de micalculo(num_1 As Integer, num_2 As Integer)

Como último caso, si queremos usar esta función desde la interfaz de Excel, simplemente escribimos en una celda:

=MICALCULO(A1, A2)

Si queremos utilizar el Asistente para funciones de Excel, necesitamos dar clic en la categoría Definidas por el usuario, al final de la lista de categorías. Un detalle importante a tener en cuenta es que Excel de alguna manera "recuerda" la forma en que escribimos el nombre de la función la primera vez, es decir, con mayúsculas o minúsculas. Si la primera vez que escribamos la función utilizamos minúsculas, Excel la mostrará siempre así en la barra de fórmulas.

Hemos visto un ejemplo sencillo, pero cuando tenemos necesidad de hacer cálculos complejos o grandes, podemos mejorar la legibilidad de la fórmula simplemente agregando argumentos a una sola función.