Cómo crear una encuesta online con Excel

Hoy veremos cómo crear una encuesta en Excel.

Lo primero que tenemos que hacer es ingresar a nuestra cuenta de OneDrive, o bien a cualquier producto de Microsoft y luego desde ahí a OneDrive. En mi caso primero ingresé a mi cuenta de Outlook.com, luego fui al botón de aplicaciones (el de los nueve puntos, en la esquina superior izquierda) y clic en OneDrive:

Ingresando a OneDrive

Una vez en nuestra cuenta de OneDrive, entramos al menú de aplicación y seleccionamos Files (Archivos), luego damos clic en el botón New (Nuevo) y seleccionamos Excel Survey (Encuesta Excel).

Creamos una nueva encuesta en Excel

Con esto se abrirá la versión online de Excel así como un sencillo asistente para editar nuestra encuesta. En primer lugar ingresamos un título y una descripción de la encuesta, y escribimos la primera pregunta de la misma:

Ingresando nombre y descripción a la encuesta

Con cada pregunta que agreguemos se abrirá un cuadro de diálogo a la derecha para editar y configurar la pregunta:

Aquí configuramos la primera pregunta

En la opción Response type (tipo de respuesta) vemos que Excel nos ofrece siete opciones: Texto, Párrafo de texto, Número, Sí/No, Fecha, Hora y Opción múltiple, de las cuales seleccionaremos la que mejor se adapte a nuestras necesidades, cada una con sus propias opciones de formato. Por ejemplo, si seleccionamos el tipo Número, en el cuadro Formato aparecerán las opciones de Número fijo de decimales, Porcentaje o Contabilidad:

Configurando una respuesta de tipo numérica

Pero si seleccionamos el tipo Opción múltiple o Choice (la última opción), en vez del cuadro de diálogo Formato nos aparecerá una lista donde tendremos que ingresar las diferentes opciones de respuesta entre las que podrá elegir el entrevistado.

Para agregar otra pregunta damos clic en Add New Question. Al terminar de ingresar todas nuestras preguntas podemos echar un vistazo previo antes de compartir, dando clic en Save and View; o bien, podemos compartir inmediatamente la encuesta dando clic en Share Survey. Si optamos por lo primero:

Cómo abrir la vista previa

Veremos lo mismo que verán todas las personas a quienes les compartamos la encuesta. Si todo está correcto, ya podemos compartir nuestra Excel Survey dando clic en Share survey. O podemos regresar y volver a editar clicando Edit Survey:

Vista previa

Al compartir, Excel nos generará automáticamente un link que podemos compartir por cualquier medio (WhattsApp, e-mail, etc.), que llevará a todos nuestros destinatarios a la encuesta; es decir, les abrirá la ventana que vimos en la imagen anterior.

Este link lo podemos compartir de cualquier manera

Lo más interesante es que en forma paralela esta funcionalidad nos generará un archivo en formato Excel el cual se irá llenando automágicamente con las respuestas de cada uno de los destinatarios (importante considerar si incluiremos o no una pregunta para obtener el nombre o ID de cada participante; si la omitimos recibiremos respuestas anónimas). Este archivo estará almacenado en nuestros archivos de OneDrive; para abrirlo simplemente le damos doble clic.
Si posteriormente queremos volver a editar la encuesta, desde la carpeta de OneDrive le damos clic derecho, Survey, Edit survey:

Cómo editar la encuesta desde la carpeta de archivos de OneDrive

Existen muchas situaciones donde puede ser útil el uso de encuestas. Por ejemplo, un capacitador puede distribuir preguntas después o al final de cada clase para comprobar el aprendizaje de los alumnos. Un encargado de Control de calidad puede comprobar la satisfacción de sus clientes, incluso de manera anónima, simplemente sin preguntar nombres o ID. Mas, como hemos visto, no es necesario (casi nunca) recurrir a aplicaciones de terceros...

Excel, siempre Excel.

¡Saludos!