18 de octubre de 2007

Fechas y horas en Excel. Introducción II

Continúa de la nota anterior.

Con las horas, Excel maneja otra estrategia. Lo que hace es considerar una hora de un día como una fracción de ese día. Así, el mediodía del 17 de octubre de 2007, escrito así: 17/10/2007 12:00 p.m., corresponde al número de serie 39,372.5; las 6:00 a.m del mismo día corresponden al 39,372.25; y las 6 p.m. corresponden al 39,372.75. Si en la celda A2 tenemos 17/10/2007 06:00 p.m., y en B2, 17/10/2007 12:00 p.m por ejemplo, calculamos la diferencia de horas con la fórmula:

=A2 - B2

Como por lo regular Excel expresa el resultado con el mismo formato que los argumentos, el resultado obtenido es 00/01/1900 06:00. De las 12:00 pm a las 6:00 pm del día 17 han transcurrido cero días y seis horas. Como no tiene mucho sentido hablar de cero días o de cero de enero de 1900, aplicamos el formato hh:mm a nuestra celda (Ctrl + 1, Ficha Número), de forma que nos muestre 06:00.



Aunque estamos claros que internamente Excel ve el valor 0.25, ¿cierto? (39,372.75 - 39,372.5).
Cuando manejamos horas no asociadas a un día específico, Excel no les asigna ninguna parte entera. Por ejemplo, la hora 3:35, así, sin fecha, la convierte internamente a 0.15. Es por ello que necesitamos al cero de enero de 1900 mencionado anteriormente.

Supongamos que administramos un café internet utilizando una hoja de Excel. Nuestro modelo tiene tres columnas, la primera para las horas de entrada, la segunda para las horas de salida y la tercera para el tiempo total consumido. En la celda A2 tenemos 12:00 p.m., y en B2, 06:00 p.m. Usemos esta fórmula en en C2:

=B2 - A2


La cual devuelve 06:00. Seis horas. El tiempo total consumido por nuestro usuario imaginario.

Ahora supongamos que cobramos $10.00 por hora. Para saber cuanto debemos cobrar al usuario normalmente usaríamos la siguiente fórmula:

=C2*G1

Sin embargo, el resultado, el cual esperaríamos que fuera $60.00, es ¡$2.50! Esto, que a primera vista podría parecer algo incomprensible, es, no obstante, algo perfectamente lógico y normal. ¿Por qué? Porque internamente Excel realizó la operación 0.25*10, no 6*10.

Estarán de acuerdo en que no es posible tratar a las horas y minutos como números decimales. Si queremos multiplicar una hora por un número decimal, como es el caso, primero debemos convertir dicha hora a número decimal. Vamos por partes:

Primero demos formato de número con dos decimales a la celda C2, para que nos muestre:

O.25

Este es el número de días consumidos por el usuario. Recordemos que en Excel un día equivale a una unidad. Seis horas son 0.25 días. Entonces, si queremos conocer la respuesta en horas "decimales", simplemente multiplicamos este resultado por el número de horas que tiene un día, 24:

=C2*24 = 0.25*24 = 6

Ahora sí, multiplicamos este resultado por el costo por hora, y obtenemos $60.00.

=(C2*24)*G1

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