17 de octubre de 2007

Fechas y horas en Excel. Introducción

Realizar cálculos con fechas y horas suele ser una actividad altamente frustrante para el usuario principiante, debido principalmente al desconocimiento que tiene de la forma en que Excel maneja las fechas y las horas. No tiene por qué ser así. Si bien es cierto que Excel tiene algunas limitaciones con las fechas, también es cierto que tiene muchísimas capacidades.

Para Excel, una fecha es simplemente un número. Más exactamente, un número de serie. Para demostrarlo, escribamos en una celda cualquiera la fecha de hoy, con la fórmula =HOY(), o presionando Ctrl + Shift + ; o bien manualmente escribimos 17/10/2007.

Ahora le damos formato de número con cero decimales (Formato - Celdas (o Ctrl + 1), ficha Número, y en la lista escogemos "Número"). Lo que veremos en nuestra celda es el número 39,372. Esto significa que para Excel, el 17 de octubre de 2007 es el número de serie 39,372 en su sistema; de la misma forma, el 16 de octubre es el 39,371, el 15 es el 39,370, el 14 es el 39,369... y así hasta llegar al uno de enero de 1900 que es el número 1 en la serie. El sistema de fechas de Excel comienza el 1 de enero de 1900 y termina el 31 de diciembre del 9999, correspondiente al serial 2,958,465 (en realidad comienza el cero de enero de 1900, correspondiente al 0 en la serie. Escriban la fecha 00/01/1900 y Excel no reclamará nada. Más adelante veremos para que necesitamos esta fecha inexistente). Entonces, cada que escribimos una fecha, Excel en realidad mira su correspondiente número de serie.

Solo así Excel podría hacer cálculos con fechas.

Ya que conocemos lo anterior, se vuelven evidentes los siguientes procedimientos:

Supongamos que en la celda A1 tenemos 17/10/2007, y en A2, 01/10/2006.

Para conocer cuántos días han pasado entre estas dos fechas, simplemente restamos la fecha más antigua de la más reciente:

= A1-A2 = 381

Para saber cuantas semanas han transcurrido entre estas dos fechas, restamos la fecha más antigua de la más reciente, y dividimos el resultado por 7:

=(A1 -A2 )/7=54 (cambiamos el formato si es necesario)

Para saber cuántos años han transcurrido, restamos la fecha más antigua de la más reciente, y dividimos el resultado por 365:

=(A1-A2 )/365 = 1

Continuamos en la siguiente nota.

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