Macros o uso racional de la fuerza bruta

Una macro es, en términos sencillos, una secuencia de instrucciones que se ejecutan en una sola acción por parte del usuario. Son útiles cuando nos vemos precisados a llevar a cabo constantemente una misma serie de pasos en nuestro modelo. Estas series de pasos pueden ir desde las sencillas (p. ej. dar color de celda rojo y color de fuente blanco a la celda seleccionada) hasta las muy complejas (crear una consulta en Access, copiarla a Excel, ordenar los datos, subtotalizarlos en otra hoja, formatear las filas de subtotal, proteger las hojas y enviar el archivo resultante a nuestros contactos).

Para ejecutar una macro, podemos hacerlo a través de los comandos nativos de Excel (Herramientas - Macro - Macros - Ejecutar), o bién, con un menú personalizado y/o un método abreviado personalizado (Ctrl + Shift + q) y/o una barra de herramientas personalizada.

Una macro puede ser redactada o bien, grabada utilizando la grabadora de macros de Excel. Procedamos a grabar la macro del primer ejemplo, dar color de celda rojo y color de fuente blanco a la celda seleccionada. Seguimos los siguientes pasos al pie de la letra:

1. Activamos la grabadora de macros de Excel. Para hacerlo, vamos a Herramientas - Macro - Grabar nueva macro..., con lo cual aparecerá en cuadro de diálogo Grabar macro:

Le damos un nombre descriptivo a nuestra macro, cuidándonos de utilizar solamente letras y/o números y de no utilizar espacios ya que Excel no lo permitirá. Si queremos asignar un método abreviado a la macro podemos hacerlo desde aquí también, pero deberemos prestar atención de no asignar un método que tenga ya asignado Excel, como Ctrl + c. Por último anotamos una breve descripción de la macro en el último cuadro, y aceptamos el cuadro de diálogo.

Con esto Excel iniciará su Grabadora de macros y aparecerá la minibarra de herramientas Detener grabación con dos o tres botones: Detener grabación, Pausa y Referencia relativa. No presionamos ninguno (aún).

2. Situamos el cursor en la celda que queramos formatear, digamos C6.

3. Modificamos adecuadamente el color de celda y el color de fuente.

4. Damos clic en el botón Detener de la barra de herramientas Detener grabación.

De esta forma hemos grabado una macro, muy sencilla, pero funcional. Para comprobar que efectivamente existe, ejecutamos Herramientas - Macro - Macros para ver el cuadro de diálogo Macro, donde podremos ver en todo momento las macros que hemos grabado (excepto si se trata de una macro oculta), además de la descripción de las mismas, si es que hemos escrito alguna:

Para ejecutar la macro, la seleccionamos de la lista y damos clic en Ejecutar.

Continuamos en la siguiente nota.